Chat với #LongNguyenCIA để được tư vấn về khoá học CIA online
.
Cảm nhận của học viên về khoá học CIA với Team #LongNguyenCIA
.#3 GIAN LẬN TIỀN MẶT - CASH LARCENY | BASIC FRAUD | LongNguyenCIA
.
.
🔎 Tham khảo: Fraud Examiner Manual 🔎
🔎 Tham khảo: Fraud Examiner Manual 🔎
Bài viết này là để chia sẻ với các bạn những gì mình biết về đặc điểm của các loại gian lận, cách kiểm soát và các thủ tục kiểm toán có thể sử dụng. Chủ đề hôm nay là Cash Larceny/ Gian lận tiền mặt.
Đây là bài thứ 3 trong chuỗi bài viết giới thiệu về các loại gian lận trong Fraud Tree của ACFE. Bạn có thể tìm thấy Fraud Tree trên trang web của ACFE.
Quay lại với chủ đề hôm nay, Cash Larceny/ Gian lận tiền mặt. Đặc điểm của loại gian lận này là
(1) Các khoản tiền này đã được ghi vào sổ sách
(2) Thường xảy ra khi nhân viên có thể tiếp cận tiền một mình hoặc ít bị giám sát
(3) Có hai hình thức bao gồm: lấy trộm tiền mặt/ cash on hand và tiền mang đi gửi ngân hàng/ cash from the deposits
.
.
Các hình thức gian lận, nói chung, chỉ có thể dễ dàng thực hiện khi hệ thống kiểm soát vận hành chưa hữu hiệu và hiệu quả. Mình sẽ làm rõ hơn về 2 hình thức này, và để xuất các kiểm soát, cũng như các thủ tục kiểm toán sau đó
Đầu tiên là Trộm tiền mặt/ cash on hand, tiền bị trộm từ tủ hoặc két an toàn tại công ty, khi đó
* số dư trên sổ sách không còn khớp với thực tế và
* tiền đã bị nhân viên lấy trộm một phần
Hình thức này có thể | chỉ đơn giản là lấy trộm tiền và không có hành động gì thêm hoặc cố gắng che giấu khoản tiền lấy trộm này bằng một hình thức gian lận khác, ví dụ như:
(1) Che giấu bằng cách gian lận các khoản thanh toán
(2) Hoặc bằng cách gian lận các khoản hoàn tiền cho khách hàng/ refund
Đối với hình thức che giấu bằng gian lận các khoản thanh toán, mình sẽ giới thiệu trong các bài viết sau
Trong bài viết này, mình sẽ giới thiệu chi tiết hình thức che giấu gian lận tiền mặt bằng các khoản hoàn tiền cho khách hàng/ refund, đối với hình thức này nhân viên sẽ
* lợi dụng chính sách hoàn tiền cho hàng bán bị trả lại, nhân viên sẽ ghi nhận nghiệp vụ nhận lại hàng và trả tiền cho khách hàng, khi đó,
(1) số dư hàng tồn kho không khớp với thực tế và
(2) nhân viên đã che giấu được khoản tiền bị lấy trộm
* hoặc một cách khác, nhân viên có thể ghi thêm một khoản tiền vào một khoản refund hợp lệ, đối với trường hợp này thì
(1) số lượng hàng tồn kho vẫn khớp với thực tế nhưng
(2) khoản tiền chi refund vượt hơn giá trị của của hàng nhận lại, nên giá trị hàng tồn kho số sách đang cao hơn thực tế và
(3) nhân viên đã che giấu được khoản tiền bị lấy trộm
Thứ hai là Trộm tiền mang đi gửi ngân hàng/ cash from the deposits, tiền bị trộm trong quá trình mang đi gửi ngân hàng, nhân viên sẽ lấy bớt một phần tiền gửi và có thể che giấu bằng cách viết lại phiếu gửi tiền, khi đó
* số dư trên sổ sách không khớp với số tiền ở ngân hàng
* chứng từ nộp tiền
mang về có thể không có xác nhận của ngân hàng và
* tiền đã bị nhân viên lấy trộm một phần
Nhân viên có thể tiếp tục che giấu khoản gian lận này bằng cách không đối chiếu số dư, hoặc làm giả chứng từ đối chiếu số dư hàng tháng với ngân hàng
Ngoài ra, tùy theo đặc điểm mỗi tổ chức mà nhân viên có thể nghĩ ra nhiều cách khác nữa để trộm tiền từ công ty
.
.
Đối với các hình thức gian lận trên thì có thể để xuất một số biện pháp kiểm soát như sau
(1) Không kiêm nhiệm vị trí quản lý tiền mặt và ghi sổ sách
(2) Không kiêm nhiệm vị trí mang tiền đi gửi vào ngân hàng và chuẩn bị phiếu gửi tiền
(3) Có người độc lập kiểm quỹ thường xuyên (việc này có thể làm hàng ngày)
(4) Những khu vực mà nhân viên tiếp xúc với tiền mặt nên trong tầm quan sát của quản lý và có lặp đặt thêm camera giám sát
(5) Có hoạt động kiểm đếm tiền đột xuất
(6) Kiểm tra, đối chiếu sổ sách tiền mặt thường xuyên
(7) Đối chiếu với ngân hàng thường xuyên, chỉ sử dụng bản gốc sao kê
(8) Phiếu gửi tiền mang về công ty phải có đóng dấu và xác nhận của ngân hàng (phiếu này thường có 3 liên, với 2 liên được giữ tại ngân hàng) hoặc ngân hàng sẽ gửi lại phiếu gửi tiền có đóng dấu và xác nhận sau vài ngày
Đối với các máy tính tiền tại các cửa hàng, cần có mã sử dụng riêng cho từng nhân viên, và đối chiếu tiền thực thu và số sách mỗi cuối ca làm việc
.
.
Cuối cùng là đề xuất một số thủ tục có thể giúp phát hiện các dấu hiệu gian lận. Các thủ tục này sẽ giúp xác định khu vực cần lưu ý để thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết hơn
Có thể thực hiện
(1) Đối chiếu sổ sách và số dư tài khoản ngân hàng, tiền mặt
(2) Thống kê các trường hợp refund theo khách hàng, lưu ý các trường hợp nhiều khách hàng do một nhân viên quản lý
(3) Lọc ra các tài khoản ngân hàng ít sử dụng, xác định nguyên nhân, và kiểm tra chi tiết
(4) Lọc ra các giao dịch có giá trị cao, và kiểm tra chi tiết
(5) Kiểm tra các số dư trên tài khoản trung gian, ví dụ "tiền mang đi gửi ngân hàng" (nếu có sử dụng)
Đối với máy tính tiền,
(6) Thống kê các trường hợp mở két nhưng không có giao dịch hoặc hủy giao dịch do lỗi. Các trường hợp này phải được xác nhận bởi người có thẩm quyền. Lưu ý nếu nhiều trường hợp lỗi liên quan đến một nhân viên, có thể sử dụng camera để check lại
.
.
Vừa rồi là một số đề xuất để kiểm tra và phát hiện các dấu hiệu gian lận đối với tiền mặt. Ngoài ra, nhân viên có thể gian lận đối với hàng tồn kho và các tài sản khác của công ty. Mình sẽ làm rõ thêm vào bài viết sau.
.
.
.
-----------------------------------------------------------------------
Like & Share bài viết cho bạn bè của bạn,
.
Chat với #LongNguyenCIA để được tư vấn về khoá học CIA online:
.
Giới thiệu về Team #LongNguyenCIA
1) Hoàn thành CIA trong 10 tháng : http://bit.ly/getCIAin10months
2) Hoàn thành CISA (663/800 điểm) trong 6 tháng : http://bit.ly/getCISAin6months
.
Cảm nhận của học viên về khoá học CIA với Team #LongNguyenCIA
.
CIA Vietnam Community: https://www.facebook.com/groups/cia.vietnam hy vọng có thể cùng nhau chia sẻ chuyện nghề, chuyện học kiểm toán nội bộ,
-----------------------------------------------------------------------
