Chat với #LongNguyenCIA để được tư vấn về khoá học CIA online
.
Cảm nhận của học viên về khoá học CIA với Team #LongNguyenCIA
.#2 GIAN LẬN KHOẢN PHẢI THU - SKIMMING RECEIVABLES | BASIC FRAUD | LongNguyenCIA
.
.
🔎 Tham khảo: Fraud Examiner Manual 🔎
Đây là bài viết thứ 2 trong chuỗi bài viết giới thiệu về các loại gian lận trong Fraud Tree của ACFE. Bạn có thể tìm thấy Fraud Tree trên trang web của ACFE, mình sẽ để link bên dưới phần mô tả.
Quay lại chủ đề ngày hôm nay là Receivables Skimming/ Gian lận khoản phải thu. Đặc điểm của loại gian lận này là
(1) Số tiền đã thanh toán không được ghi nhận vào sổ sách
(2) Dễ xảy ra hơn khi chấp nhận thanh toán bằng tiền mặt
(3) Thường xảy ra khi có kiêm nhiệm việc theo dõi khoản phải thu và thu tiền
(4) Có 3 loại Receivables Skimming phổ biến là: Write-offs; Lapping; và Unconcealed
.
.
Các hình thức gian lận trên chỉ có thể dễ dàng thực hiện khi hệ thống kiểm soát vận hành chưa hữu hiệu và hiệu quả.
Mình sẽ làm rõ hơn về 3 hình thức này, và đề xuất các kiểm soát sau đó
Đầu tiên là Write-offs, người gian lận sẽ lấy trộm 1 phần hoặc toàn bộ số tiền mà khách hàng đã thanh toán và che giấu bằng cách
* sử dụng các bút toán điều chỉnh giảm giá trị khoản phải thu
* hoặc lợi dụng việc trích lập dự phòng và xóa sổ các khoản phải thu khó đòi
khi đó:
(1) về mặt sổ sách, tiền thu được và khoản phải thu vẫn khớp; các tài khoản như giảm giá, chiết khấu, nợ xấu, chi phí đang bị ghi sai
(2) về mặt thực tế, 1 phần hoặc toàn bộ khoản thanh toán của khách hàng đã bị trộm
Một số ví dụ về hình thức này, người gian lận có thể
(1) Lấy trộm 1 phần khoản thanh toán và ghi nhận là giảm giá, chiết khấu trong khi không có khoản giảm giá, chiết khấu thực sự nào
(2) Lấy trộm 1 phần hoặc toàn bộ khoản thanh toán của khách hàng và chuyển khoản phải thu này vào một đối tượng có nợ xấu sắp xóa sổ, hoặc có thể ghi trực tiếp vào chi phí;
Thứ hai là Lapping, người gian lận
sẽ lấy trộm 1 phần hoặc toàn bộ khoản thanh toán của khách hàng và che giấu bằng cách sử dụng tiền thu được từ các khách hàng khác, hoặc đối với các khách hàng có giao dịch liên tục thì bằng khoản tiền thu được từ các lần thanh toán sau, khi đó
(1) về mặt sổ sách, luôn luôn tồn tại ít nhất một đối tượng có số dư phải thu bị sai
(2) về mặt thực tế, 1 phần hoặc toàn bộ khoản thanh toán của khách hàng đã bị trộm
Bên cạnh là hình vẽ mô tả một tình huống Lapping phổ biến, khoản thanh toán của khách hàng A đã bị lấy trộm, và được thay thế bằng khoản thanh toán của khách hàng B, tương tự như vậy, C sẽ thay thế cho B
Vòng lặp sẽ tiếp tục cho đến khi
(1) Người gian lận hoàn trả lại tiền
(2) Khách hàng phát hiện ra, khi đối chiếu nợ phải thu, phải trả
(3) Bị đồng nghiệp hoặc cấp trên phát hiện
Thứ ba là Unconcealed, người gian lận sẽ lấy trộm 1 phần hoặc toàn bộ khoản thanh toán của khách hàng và cứ để mặc kệ vậy, không có nỗ lực che giấu nào, khi đó
(1) về mặt sổ sách, số dư trên tài khoản phải thu vẫn còn
(2) về mặt thực tế, 1 phần hoặc toàn bộ khoản thanh toán của khách đã bị trộm
Với hình thức này thì nợ của khách hàng sẽ dần đi vào nợ xấu,
.
.
Đối với các hình thức gian lận trên thì có thể đề xuất một số biện pháp kiểm soát sau
(1) Khuyến khích khách hàng lấy phiếu thu/ biên nhận khi thanh toán
(2) Đánh số liên tục lên phiếu thu/ biên nhận và đảm bảo ghi nhận đủ vào sổ sách
(3) Tách biệt vai trò của người thu tiền, quản lý sổ sách và nộp tiền vào ngân hàng
(4) Việc nộp tiền vào ngân hàng nên được làm hàng ngày
(5) Đối chiếu tiền thu được thực tế và sổ sách hàng ngày
(6) Các phiếu thu/ biên nhân bị thiếu, có điều chỉnh, hoặc hủy cần được kiểm tra lý do
(7) Các điều chỉnh giảm trên tài khoản phải thu, và các bút toán giảm giá, chiết khấu, xóa sổ cần được đối chiếu, kiểm tra và phê duyệt đầy đủ
(9) Hạn chế sử dụng tiền mặt và Tự động hóa các thao tác như xuất phiếu thu/ biên nhận, ghi nhận tiền thu được, giảm khoản phải thu
(10) Định kỳ thực hiện xác nhận số dư khoản phải thu, và số tiền đã thanh toán với khách hàng
.
.
Cuối cùng là để xuất các thủ tục có thể giúp phát hiện các dấu hiệu gian lận. Các thủ tục này sẽ giúp xác định khu vực cần lưu ý để thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết như kiểm tra chứng từ, xác nhận lại với khách hàng, kiểm đếm tiền mặt, phỏng vấn đề có nhiều thông tin hơn.
Đầu tiên, để phát hiện dấu hiệu Write-offs, có thể
(1) Lọc ra các khoản giảm giá, chiết khấu, và xóa sổ khoản phải thu
và phân tích xu hướng theo khách hàng, theo khu vực, theo đơn vị kinh doanh, và theo nhân viên
.
sẽ là đáng lưu ý khi:
các khoản giảm giá, chiết khấu lớn hơn bình thường;
xu hướng nợ xấu tăng; và có nhiều khoản phải thu bị xóa sổ;
đặc biệt khi gắn liền với một khu vực, một đơn vị kinh doanh, hay các khách hàng do 1 nhân viên quản lý
.
Khi kiểm tra chi tiết thì ưu tiên kiểm tra các khoản lớn và chọn mẫu cho phần còn lại, có thể sử dụng công cụ chọn mẫu tự động L đã giới thiệu ở bài trước trước
Thứ hai, để phát hiện dấu hiệu Lapping, có thể
(2) Lọc ra các khoản thanh toán chậm
và phân tích xu hướng tuổi nợ theo khách hàng, theo khu vực, theo đơn vị kinh doanh, và theo nhân viên
.
sẽ là đáng lưu ý khi:
xu hướng nợ quá hạn tăng;
hoặc có khách hàng phàn nàn về việc ghi nhận thanh toán chậm
đặc biệt khi gắn liền với một khu vực, một đơn vị kinh doanh, hay các khách hàng do 1 nhân viên quản lý
.
Khi kiểm tra chi tiết thì gửi thư xác nhận số dư khoản phải thu, và số tiền đã thanh toán
Cuối cùng, để phát hiện dấu hiệu Unconcealed
(3) Lọc ra các khách hàng có tuổi nợ cao, đã lâu không có giao dịch
và phân tích xu hướng tuổi nợ, nợ xấu theo khách hàng, theo khu vực, theo đơn vị kinh doanh, và theo nhân viên
.
sẽ là đáng lưu ý khi:
xu hướng có tuổi nợ cao, nợ xấu, xóa sổ tăng
đặc biệt khi gắn liền với một khu vực, một đơn vị kinh doanh, hay các khách hàng do 1 nhân viên quản lý
.
Khi kiểm tra chi tiết thì gửi thư xác nhận số dư khoản phải thu, số tiền đã thanh toán
Ưu tiên kiểm tra các khoản lớn và chọn mẫu cho phần còn lại
.
.
Vừa rồi là một số đề xuất để kiểm tra và phát hiện các dấu hiệu gian lận đối với khoản phải thu
Ngoài ra, đối với các khoản thanh toán mà đã ghi vào sổ sách rồi, để lấy tiền ra được có thể lợi dụng chính sách hoàn tiền đối với hàng bán bị trả lại, trong khi thực tế không có món hàng nào thực sự bị trả lại. Một cách khác nữa là ghi quá một khoản refund hợp lệ, và trộm phần tiền ghi quá lên đó. Mình sẽ làm rõ thêm vào bài viết sau.
.
.
-----------------------------------------------------------------------
Like & Share bài viết cho bạn bè của bạn,
.
Chat với #LongNguyenCIA để được tư vấn về khoá học CIA online:
.
Giới thiệu về Team #LongNguyenCIA
1) Hoàn thành CIA trong 10 tháng : http://bit.ly/getCIAin10months
2) Hoàn thành CISA (663/800 điểm) trong 6 tháng : http://bit.ly/getCISAin6months
.
Cảm nhận của học viên về khoá học CIA với Team #LongNguyenCIA
.
CIA Vietnam Community: https://www.facebook.com/groups/cia.vietnam hy vọng có thể cùng nhau chia sẻ chuyện nghề, chuyện học kiểm toán nội bộ,
-----------------------------------------------------------------------
