Chat với #LongNguyenCIA để được tư vấn về khoá học CIA online
.
Cảm nhận của học viên về khoá học CIA với Team #LongNguyenCIA
.#6 GIAN LẬN THANH TOÁN - BILLING SCHEMES | BASIC FRAUD | LongNguyenCIA
..
Bài viết này là để chia sẻ với các bạn những gì mình biết về đặc điểm của các loại gian lận, cách kiểm soát và các thủ tục kiểm toán có thể sử dụng. Chủ đề hôm nay là Billing Schemes/ Gian lận các khoản thanh toán.
Đây là Bài viết thứ 6 trong chuối bài giới thiệu về các loại gian lận trong Fraud Tree của ACFE. Bạn có thể tìm thấy Fraud Tree trên trang web của ACFE.
Quay lại với chủ đề hôm nay, Billing Schemes/ Gian lận các khoản thanh toán. Đặc điểm của loại gian lận này là
(1) Xảy ra ở những bộ phận có chức năng mua hàng
(2) Mục đích chính là để lấy tiền của công ty
(3) Và thường có hai hình thức:
* Thứ nhất, Shell Company -- Lập công ty để xuất hóa đơn, hoặc là mua hóa đơn
* Thứ hai, Personal Purchases -- Mua hàng cho mục đích cá nhân
Các hình thức gian lận, nói chung, chỉ có thể dễ dàng thực hiện khi hệ thống kiểm soát vận hành chưa hữu hiệu và hiệu quả. Mình sẽ làm rõ hơn về 2 hình thức này, và đề xuất các kiểm soát, cũng như các thủ tục kiểm toán sau đó.
**
Đầu tiên là Shell Company -- Lập công ty để xuất hóa đơn, hoặc là mua hóa đơn
Một Shell Company là một công ty có đăng ký thật, có tên, có địa chỉ cũng như số điện thoại để nhân viên và các đồng phạm có thể thực hiện hành vi gian lận. Nhân viên có thể thành lập hoặc mua lại công ty dưới tên một người khác như vợ/ chồng hoặc một chứng minh nhân dân nào đó được mua lại ở hiệu cầm đồ. Địa chỉ và số điện thoại thì có thể sử dụng các dịch vụ văn phòng chung.
Để thực hiện được hình thức gian lận thanh toán cho Shell Company, nhân viên cần có thẩm quyền phê duyệt mua hàng, phê duyệt việc thanh toán, và giám sát việc thanh toán. Nhân viên thường sẽ mở một tài khoản ngân hàng dưới tên Shell Company và thực hiện thanh toán vào tài khoản này, cho các hàng hóa hoặc dịch vụ mà công ty chưa bao giờ nhận được.
Thông thường, nhân viên sẽ chọn mua các dịch vụ từ Shell Company như dịch vụ tư vấn, bảo trì. Như vậy sẽ khó kiểm tra và phát hiện hơn.
Ngoài ra, nhân viên có thể không cần lập công ty ảo mà thực hiện gian lận thông qua hành vi mua hóa đơn.
**
Thứ hai là Personal Purchases -- Mua hàng cho mục đích cá nhân
Nhân viên mua các mặt hàng để sử dụng cho mục đích cá nhân hoặc để bán lại kiểm lời. Thường là các công cụ, máy tính, linh kiện bảo trì, hoặc văn phòng phẩm. Nhân viên có thể đến nhận hàng trực tiếp tại nhà cung cấp để tránh việc hàng được giao tới công ty.
Trong cà hai hình thức gian lận vừa trình bày thì hàng tồn kho thực tế sẽ khác với sổ sách. Tuy nhiên đối với trường hợp mua dịch vụ thì sẽ rất khó kiểm tra và phát hiện.
**
Đối với các hình thức gian lận Billing Schemes thì có thể đề xuất một số biện pháp kiểm soát như sau
(1) Đầu tiên, thực hiện phân công phân nhiệm giữa các nhiệm vụ mua hàng, kế toán , thanh toán
(2) Thứ hai, đối chiếu hóa đơn, chứng từ giao nhận hàng hóa hoặc nghiệm thu dịch vụ, và chi tiết đơn đặt hàng trước khi ghi nhận các khoản phải trả, thanh toán
(3) Thứ ba, trước khi nhập một công ty mới vào danh sách nhà cung cấp, kiểm tra địa chỉ và số điện thoại của các nhà cung cấp, đối chiếu với địa chỉ của nhân viên phụ trách hoặc địa chỉ của các dịch vụ văn phòng chung
(4) Thứ tư, đơn đặt hàng phải có diễn giải chi tiết về các đặc điểm kỹ thuật, thời gian, giá cả và chỉ được mua hàng sau khi đơn đặt hàng được phê duyệt bởi người có thầm quyền
(5) Thứ năm, yêu cầu hóa đơn phải thể hiện rõ các nội dung về loại hàng, số lượng, đơn giá, ngày tháng và chỉ thực hiện thanh toán sau khi đã đối chiếu với yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, và yêu cầu thanh toán đã được phê duyệt bởi người có thẩm quyền
**
Cuối cùng là đề xuất một số thủ tục có thể giúp phát hiện các dấu hiệu gian lận. Các thủ tục này sẽ giúp xác định khu vực cần lưu ý để thực hiện các kiểm tra chi tiết hơn
(1) Trước tiên, lọc ra các trường hợp hóa đơn thiếu PO, thiếu chữ ký phê duyệt hoặc phê duyệt sai thẩm quyền để kiểm tra chi tiết
(2) Thứ hai, lọc ra các trường hợp trùng lặp PO, số tiền, số hóa đơn để kiểm tra chi tiết.
(3) Thứ ba, lọc ra các trường hợp không trùng lặp hoàn toàn nhưng có tên gần giống với các Vendor khác trên danh sách nhà cung cấp, lưu ý các nhà cung cấp không được nhập đủ các thông tin chi tiết.
Đối với hai thủ tục vừa nêu, bạn có thể sử dụng công cụ Phát hiện thanh toán lặp L đã giới thiệu trong chuỗi Video về công cụ kiểm toán, mình sẽ để link dưới phần mô tả.
(4) Thứ tư, tổng hợp chi phí hàng tháng theo Vendor, lưu ý các trường hợp có biến động bất thường
(5) Thứ năm, phân tích bảng phân chia nhiệm vụ, xác định các trường hợp một nhân viên kiêm nhiệm nhiều chức năng như mua hàng, xử lý hóa đơn, xứ lý biên bản giao nhận, kế toán, thanh toán
(6) Thứ sáu, đối chiếu địa chỉ và số điện thoại của nhân viên với các nhà cung cấp đang sử dụng, lưu ý các trường hợp nhà cung cấp không nằm trong danh sách được phê duyệt
(7) Thứ bảy, tổng hợp chi phí cho dịch vụ tư vấn, chuyên gia và kiểm tra chi tiết, lưu ý các trường hợp không gắn với một dự án cụ thể nào hoặc có sự chênh lệch lớn giữa chi phí thực tế và ngân sách
(8) Thứ tám, đối chiếu các thông tin giữa nhận hàng và hóa đơn, tài khoản phải trả và tồn kho, xác định các chênh lệch để kiểm tra chi tiết
(9) Thứ chín, lọc ra các trường hợp địa điểm giao hàng không phải là các địa điểm kinh doanh của công ty để kiểm tra chi tiết
và vẫn còn nhiều cách khác nữa để tìm kiếm các dấu hiệu bất thường, tùy thuộc vào các đặc điểm thực tế của Công ty mà các bạn có thể lựa chọn một giải pháp phù hợp
**
Vừa rồi là một số đề xuất kiểm tra và phát hiện các dấu hiệu gian lận thanh toán. Bài viết sau mình sẽ tiếp tục với một hình thức gian lận trong thanh toán nữa, là các khoản nhân viên tạm ứng và yêu cầu công ty thanh toán lại.
Cảm ơn các bạn đã đọc bài viết ♥♥️. Chào tạm biệt và hẹn gặp lại ✋
.
.
.
-----------------------------------------------------------------------
Like & Share bài viết cho bạn bè của bạn,
.
Chat với #LongNguyenCIA để được tư vấn về khoá học CIA online:
.
Giới thiệu về Team #LongNguyenCIA
1) Hoàn thành CIA trong 10 tháng : http://bit.ly/getCIAin10months
2) Hoàn thành CISA (663/800 điểm) trong 6 tháng : http://bit.ly/getCISAin6months
.
Cảm nhận của học viên về khoá học CIA với Team #LongNguyenCIA
.
CIA Vietnam Community: https://www.facebook.com/groups/cia.vietnam hy vọng có thể cùng nhau chia sẻ chuyện nghề, chuyện học kiểm toán nội bộ,
-----------------------------------------------------------------------
