SAILING THE TRADEWINDS TO FRAUDULENT GAINS
Nguồn: https://internalauditor.theiia.org/en/articles/2021/october/sailing-the-tradewinds-to-fraudulent-gains/
A SALES MANAGER MAKES UP FOR LOST COMMISSION INCOME
Khi chính sách hoa hồng thay đổi, dẫn đến thu nhập của cô bị cắt giảm, một người quản lý công ty cung cấp dịch vụ quảng cáo tìm cách bù đắp khoản thu nhập bị mất.
Bối cảnh vụ việc
Câu chuyện xảy ra ở một công ty Orion Advertising, là một công ty hoạt động trong lĩnh vực tiếp thị qua thư trực tiếp, đặc điểm của các công ty hoạt động trong lĩnh vực này là họ cung cấp dịch vụ tiếp thị truyền thống bằng cách gửi thư quảng cáo vật lý đến tận tay người tiêu dùng hông qua hệ thống bưu chính.
"Ông có biết vì sao tôi ở đây không?" Robert Schull, quản lý kiểm toán pháp lý tại Orion Advertising, đặt câu hỏi. Cathy Francis, giám đốc bán hàng khu vực của Orion, trả lời, "Có, và tôi sẽ trả lại các tấm séc." Câu trả lời của bà khiến Schull ngạc nhiên vì mục đích của cuộc họp là thảo luận về khiếu nại về khoản tiền thưởng bán hàng đáng ngờ. Vì vậy, câu hỏi tiếp theo của ông là, "Chúng ta đang nói về bao nhiêu tiền?" Francis trả lời, "Khoảng nửa triệu đô la."
Sản phẩm chính của Orion là một tạp chí in, nơi các doanh nghiệp địa phương quảng cáo dịch vụ của họ. Tạp chí được gửi qua đường bưu điện đến cư dân trong các khu vực địa lý được xác định trước. Chính sách giá của Orion rất đơn giản: Các trang quảng cáo ở mặt trước (vị trí dễ thấy hơn) có giá cao hơn, trong khi các trang sau có giá khoảng một nửa so với các trang trước.
Các đại diện bán hàng làm việc hưởng hoa hồng với một số chính sách thưởng bán hàng bổ sung. Một trong những khoản tiền thưởng là 5.000 đô la cho mỗi khách hàng mới. Nhưng vì doanh thu quảng cáo giảm do cạnh tranh trực tuyến, Orion đã điều chỉnh giảm cơ câú hoa hồng của tất cả các đại diện bán hàng.
Môi trường kiểm soát nội bộ tại Orion cũng bị ảnh hưởng do doanh thu quảng cáo giảm. Các vị trí kế toán bị cắt giảm và nhân viên nghỉ việc được thay thế bằng những người ít kinh nghiệm hơn với chi phí thấp hơn. Một số vị trí bị kiêm nhiệm, dẫn đến sự lỏng lẻo trong kiểm soát phân chia trách nhiệm. Ban quản lý đã không quan tâm đến vấn đề này.
Kế hoạch gian lận
Động cơ và sự tự biện minh
Francis là một giám đốc bán hàng khu vực thành công, người thường xuyên kiếm được thu nhập sáu con số. Cơ cấu hoa hồng mới khiến cô ấy không hài lòng vì cô ấy không thể kiếm được mức thu nhập như trước đây. Francis nhận thấy môi trường kiểm soát nội bộ còn nhiều lỗ hổng và tin rằng cô ấy có thể thực hiện một kế hoạch gian lận đơn giản để bù đắp thu nhập bị mất. Cô ấy tự biện minh rằng số tiền cô ấy sẽ lấy thực tế là thuộc về cô ấy vì sự chăm chỉ của cô ấy.
Thực hiện gian lận ban đầu
Francis thành lập một công ty vỏ bọc tên là Tradewinds Inc. Mục đích lập ra để nhận thanh toán từ dịch vụ của những khách hàng mới, Tradewinds nhận phí từ khách hàng mới với mức giá cao, bất kể quảng cáo của họ xuất hiện ở đâu trên tạp chí. Sau đó, Tradewinds sẽ trả tiền cho Orion như thể khách hàng đã nhận được quảng cáo ở trang sau. Francis biết rằng cô ấy có thể che đậy mọi sai lệch về hóa đơn với bộ phận kế toán bằng cách báo cho bộ phận thanh toán rằng khách hàng đã bị lập hóa đơn sai giá.
Đã có một vài trục trặc ban đầu với kế hoạch của Francis. Ví dụ, một số khách hàng mới của cô ấy đã gửi thanh toán đến Orion thay vì Tradewinds. Vì các khoản thanh toán này được tính theo mức giá cao cho vị trí quảng cáo ở trang sau, nên đã dẫn đến việc thanh toán thừa. Francis biết rằng việc thanh toán thừa sẽ có vẻ đáng ngờ, vì vậy cô ấy đã chỉ thị cho bộ phận thanh toán điều chỉnh các tài khoản cho các khoản thanh toán thừa hoặc chuyển các khoản thanh toán thừa từ tài khoản khách hàng này sang tài khoản khác. Không ai trong bộ phận kế toán thực sự quan tâm đến các khoản thanh toán thừa hoặc chuyển khoản này.
Mở rộng quy mô gian lận
Nhắm vào các tài khoản quốc gia
Gian lận của Francis không bị phát hiện trong vài tháng và vượt quá thu nhập bị mất do thay đổi chính sách hoa hồng. Tuy nhiên, điều này là chưa đủ đối với Francis. Ngoài việc tiếp thị các doanh nghiệp địa phương đến các khu dân cư, Orion còn có các tài khoản quốc gia quảng cáo trên tất cả các tạp chí trên toàn quốc. Francis biết rằng các khoản thanh toán từ các tài khoản quốc gia gấp nhiều lần so với các khách hàng địa phương tốt nhất của cô và suy đoán rằng cô có thể mở rộng quy mô gian lận của mình. Vấn đề cô gặp phải là làm thế nào cô có thể gửi các séc lớn từ các tài khoản quốc gia vào ngân hàng địa phương của mình mà không gây ra nghi ngờ.
Tìm kiếm đồng phạm
Robert Baggio là hàng xóm của Francis và là giám đốc một ngân hàng địa phương, người vừa được đề nghị thăng chức quản lý một chi nhánh ở một tiểu bang khác. Cô mời anh ta đến nhà với lý do ăn mừng công việc mới của anh ta, trước khi tiết lộ cho anh ta về kế hoạch của mình và tình thế khó khăn trong việc mở rộng nó sang các tài khoản quốc gia. Francis đề nghị Baggio một phần trăm lợi nhuận nếu anh ta có thể hỗ trợ cô ta thực hiện hành vi gian lận. Anh ta đã chấp nhận lời đề nghị và nói với cô rằng anh ta sẽ mở một tài khoản ngân hàng tại chi nhánh mới của mình dưới tên Original Retail In Online News (ORION). Bằng cách đó, séc thanh toán cho Orion có thể được gửi vào tài khoản mà ít bị kiểm tra kỹ lưỡng bởi các kiểm toán viên ngân hàng.
Thực hiện gian lận mở rộng
Francis biết rằng các khách hàng lớn trên toàn quốc có thể nghi ngờ việc nhận hóa đơn từ Tradewinds, nhưng cô ta cho rằng việc thay đổi địa chỉ thanh toán có thể không bị phát hiện. Cô ta tạo ra một lá thư thay đổi địa chỉ thanh toán cho các khách hàng lớn của mình và hướng dẫn họ gửi séc đến một hộp thư bưu điện. Đúng như dự đoán, nhiều khách hàng lớn của cô ta đã thay đổi địa chỉ thanh toán trong hệ thống thanh toán và séc bắt đầu xuất hiện trong hộp thư bưu điện của Francis. Khi nhận được, cô ta sẽ gửi nhanh séc cho Baggio, người sẽ gửi chúng vào tài khoản ngân hàng do anh ta kiểm soát.
Sự phát hiện
Amanda Olson là một nhân viên mới được tuyển dụng vào bộ phận kế toán tại Orion. Nhiệm vụ đầu tiên của cô là xem xét một loạt các giao dịch chuyển khoản thanh toán thừa do Francis thực hiện giữa các tài khoản khách hàng. Bối rối, cô đã gọi cho Francis để giải thích. Francis đã gạt đi yêu cầu của Olson một cách thô lỗ và ra lệnh cho cô thực hiện các chuyển khoản theo chỉ dẫn. Olson đã báo cáo vụ việc cho quản lý của mình. Cô biết có điều gì đó không ổn với các khoản thanh toán thừa được chuyển từ tài khoản khách hàng này sang tài khoản khách hàng khác của Francis.
Điều tra và Kết cục
Bộ phận kiểm toán nội bộ của Orion biết Francis không lạ gì với các hoạt động kinh doanh đáng ngờ. Chỉ một năm trước đó, cô đã cố gắng kiếm khoản tiền thưởng khách hàng mới bằng cách trình bày sai lệch rằng chủ sở hữu của một khách hàng hiện hữu vừa thành lập một doanh nghiệp mới là một khách hàng hoàn toàn mới. Francis đã bị khiển trách khi sự việc bị phát hiện. Vì hiệu suất làm việc tốt, ban quản lý không muốn chia tay với cô. Schull, người đã phỏng vấn Francis một năm trước, biết cô có thể khó tính và quyết định phỏng vấn trực tiếp. Khi cô thú nhận với Schull, ông đã bắt đầu một cuộc điều tra trên toàn công ty, phát hiện ra một kế hoạch tương tự mà sếp của cô đang thực hiện, kế hoạch này đã mang lại cho ông ta hơn 1 triệu đô la.
Orion đã liên hệ với cơ quan thực thi pháp luật địa phương. Vì hành động của mình, Francis đã bị kết án hai năm tù. Baggio cũng bị bắt và phải ngồi tù.
Bài học kinh nghiệm (LESSONS LEARNED)
- Một môi trường kiểm soát mạnh mẽ đòi hỏi đủ nhân viên có trình độ để thiết lập sự phân chia trách nhiệm phù hợp. Kiểm toán nội bộ nên đánh giá môi trường kiểm soát của một công ty, bao gồm đánh giá trình độ của nhân viên ở các vị trí quan trọng.
- Các chính sách lương thưởng dựa trên hoa hồng hoặc các chương trình khuyến khích rất dễ bị thao túng. Khi kết hợp với môi trường kiểm soát nội bộ yếu kém, các chính sách đãi ngộ dựa trên hiệu quả công việc hấp dẫn tạo cơ hội cho gian lận, lãng phí và lạm dụng.
- Ban quản lý phải xem xét nghiêm túc các vi phạm đạo đức. Các biện pháp kỷ luật phải được áp dụng nhất quán cho tất cả nhân viên bất kể chức vụ hoặc thành tích trong quá khứ.
- Các kiểm toán viên nội bộ làm việc trong môi trường mà nhân viên nhận được thu nhập dựa trên hoa hồng nên đưa việc xem xét các chính sách này vào kế hoạch kiểm toán của họ. Việc xem xét nên bao gồm sự hiểu biết thấu đáo về cơ chế hoạt động của chính sách hoa hồng, sự phân chia trách nhiệm trong chính sách và sự tồn tại của các biện pháp kiểm soát phòng ngừa và phát hiện cùng với việc xác thực tính toàn vẹn của chương trình.
